Sole Arbitrator’s decision on document production request

Article 33.2(b) FAI Rules grants the arbitral tribunal the power to order any party, at any time during the proceedings, to produce any documents or other evidence “that the arbitral tribunal may consider relevant to the outcome of the case”. Based on this provision, the arbitral tribunal is authorized to request the production of evidence from any party either on its own initiative or at the request of one of the parties.

As a practical matter, it is rare for the arbitral tribunal to request the production of documents from one party of its own volition: the presentation of evidence is almost invariably left to the parties alone. Indeed, arbitral tribunals sitting in Finland are frequently confronted with requests for document production by the parties. Furthermore, consistent with the general trend in international arbitration, disputes over document production requests have become quite common also in arbitration proceedings seated in Finland.

The term “document production” refers to the extent to which one party may demand that another party produce documents that pertain to the subject-matter of the dispute and may be relevant to the outcome of the case. Like other well-known institutional arbitration rules, the FAI Rules contain no specific provisions governing document production. Rather, the Rules leave the question of whether and how much document production will occur to be agreed by the parties, or to be decided by the arbitral tribunal, on an incident-by-incident basis.

Especially in international cases, arbitral tribunals and counsel for the parties frequently refer to Articles 3 and 9 of the IBA Rules on the Taking of Evidence in International Arbitration (“IBA Rules”) when establishing procedures for document production. Sometimes the IBA Rules are applied – either directly or as a source of inspiration – also in purely domestic arbitrations where all parties, counsel and the arbitrator(s) come from Finland. But in domestic cases, it is not unusual that disputed document production requests may be decided without any reference to the IBA Rules, applying instead mutatis mutandis the general practices concerning document production that have been developed mainly in the Finnish court practice (which, as such, are not that different from the principles and procedures laid down in the IBA Rules).

A recent FAI arbitration regarding a share redemption dispute is illustrative of this practice. In that case, company A commenced arbitration proceedings against B on the basis of an FAI arbitration clause contained in a shareholders’ agreement (“SHA”) concluded by and between A, B and five other natural persons concerning the ownership and governance of A. Both parties to the arbitration were Finnish, they were represented by Finnish counsel, the SHA was governed by Finnish substantive law, and FAI had appointed a Finnish state court judge as sole arbitrator in the dispute.

In the proceedings, A sought inter alia declaratory relief confirming that, pursuant to the terms of the SHA, A had the right to redeem B’s shares in A due to the reason that B was no longer employed by A. While B did not dispute A’s redemption right as such, the parties disagreed on the calculation method and the amount of redemption price payable by A. In order to support its view on the correct redemption price, B filed a document production request against A, asking the sole arbitrator to order A to produce certain documents that could have relevance as evidence of the value of A’s shares.

As A opposed B’s document production request, the sole arbitrator ruled on it in a separate decision. Below is an anonymized extract of that decision, containing a brief description of B’s various requests, A’s objections against them as well as the sole arbitrator’s findings based on which he granted the requests (in Finnish):

B:n vaatimus koskien asiakirjojen esittämistä

Vaatimus

B on vaatinut, että A velvoitetaan esittämään

1) pöytäkirjat ajalla 1.1.-24.4.2014 pidetyistä A:n hallituksen kokouksista;

2) kutsut 20.8.2013-23.4.2014 pidettyihin A:n hallituksen kokouksiin; ja

3) ote tai otteet A:n pankkitilin tiliotteesta ajalta 1.1.-31.3.2014 siltä osin kuin siitä ilmenee A:n tililtä C:lle tehtyjä maksuja.

Perusteet

Yksi A:n neljästä pääosakkaasta, C, oli loppuvuonna 2013 lähdössä yhtiöstä. Tuolloin oli sovittu, että häneltä ostettaisiin 13 prosenttia A:n osakekannasta käypään hintaan. Tehdyn arvonmäärityksen perusteella A:n osakkeenomistajat olivat olleet yhtä mieltä siitä, että yhtiön arvo oli ollut noin 3,5 miljoonaa euroa ja C:n 13 prosentin omistusosuuden hinta oli ollut noin 450.000 euroa. C:lle oli myös maksettu kauppahinta kyseisestä osakemäärästä, joskin kauppa oli sittemmin purettu.

Osapuolten välinen toinen riitakysymys koski A:n käypää arvoa. Pyydetyt asiakirjat olivat A:n hallussa, B oli yksilöinyt vaatimuksensa riittävällä tarkkuudella ja asiakirjoilla oli merkitystä edellä mainitun riitaisen seikan, eli A:n arvon osoittamiseksi.

A:n lausuma

Vaatimus

A on vaatinut, että B:n asiakirjojen esittämistä koskeva vaatimus hylätään.

Perusteet

Vaadituilla asiakirjoilla ei ollut merkitystä todisteena. Kauppaa, jota koskevia tietoja B on pyytänyt, ei ollut tehty. Tällaisesta kaupasta ei myöskään olisi voitu pätevästi päättää.

C:n kanssa oli neuvoteltu osakkeiden kaupasta ja kauppahinnasta. C:n 13 prosentin osakeomistuksen arvoksi oli arvioitu 450.000 euroa. Tätä arvoa ei kuitenkaan ollut tarkistettu ulkopuolisella asiantuntijalla, eivätkä kaikki A:n osakkeenomistajat olleet hyväksyneet hintaa. Neuvotteluissa puhutulla hinnalla, joka oli perustunut neuvotteluita edeltäneiden 12 kuukauden arvoon, ei myöskään ollut merkitystä arvioitaessa sitä, mikä oli B:n osakeomistuksen arvo 31.12.2014.

Kun A oli myöntänyt neuvotteluissa puhutuksi hinnaksi B:n väittämän hinnan, B:llä ei ollut enää tarvetta saada haltuunsa vaadittuja asiakirjoja. B:lle oli jo aikaisemmin annettu mahdollisuus tutustua laajaan asiakirjajoukkoon. B:n pyyntö koski toistamiseen laajaa ja yksilöimätöntä asiakirjajoukkoa. B:n vaatimus oli Suomen oikeuden vastainen.

Välimiesoikeuden ratkaisu

Perustelut

Sovellettava oikeusohje

Keskuskauppakamarin välimiesmenettelysääntöjen 33.2(b) §:n mukaan välimiesoikeus voi kehottaa asianosaista missä vaiheessa tahansa esittämään asiakirjan tai muun todisteen, jolla välimiesoikeuden mukaan voi olla merkitystä asian ratkaisemisen kannalta.

Asian arviointi ja johtopäätökset

Asiakirjan esittämistä vaativan osapuolen on nimettävä todistusteema, jonka toteennäyttämiseksi asiakirja halutaan esitettäväksi, yksilöitävä asiakirja tai asiakirjakategoria riittävällä tarkkuudella sekä osoitettava, että asiakirja on sen tahon hallussa, johon vaatimus kohdistetaan.

Välimiesoikeus toteaa, että B:n omistuksessa olevien A:n osakkeiden käypä arvo on riitainen seikka. Sanottu riitakysymys tulee välimiesoikeuden ratkaistavaksi siinä tapauksessa, että välimiesoikeus vastoin A:n ensisijaista vaatimusta ei vahvistaisi, että A:lla on oikeus lunastaa B:n osakeomistus niiden substanssiarvolla. Kun B:n mukaan asiakirjat osoittivat hänen käsityksensä A:n osakkeiden käyvästä arvosta oikeaksi, B on nimennyt sellaisen asian ratkaisun kannalta merkityksellisen tosiasiaväitteen, jonka perusteella asiakirjojen esittämistä koskevan määräyksen antaminen on lähtökohtaisesti mahdollista.

A on hallituksen kokousten pöytäkirjojen ja kokouskutsujen osalta vedonnut siihen, että C:n osakkeiden ostamisesta ja kauppahinnasta oli ainoastaan neuvoteltu, että arvio osakkeiden arvosta ei ollut ulkopuolisella asiantuntijalla tarkastettu ja kaikkien osakkaiden hyväksymä sekä että A:n hallitus ei olisi pätevästi voinut tehdä päätöstä C:n osakkeiden ostamisesta. Edelleen A on katsonut, että C:n osakeomistuksen arvosta käydyillä keskusteluilla ei ajallisen yhteyden puuttumisen johdosta ollut merkitystä arvioitaessa B:n osakeomistuksen arvoa per  31.12.2014.

Välimiesoikeus toteaa, että A:n asiakirjojen todistusarvon puuttumista koskeviin väitteisiin voidaan ottaa lopullisesti kantaa ainoastaan pääasiaratkaisun yhteydessä. Edellä siteeratusta oikeusohjeesta johtuen esittämisvelvollisuuden osalta on kuitenkin riittävää, että vaadituilla asiakirjoilla voi olla merkitystä asian ratkaisemisen kannalta. Välimiesoikeus katsoo kyseisen edellytyksen asiassa täyttyvän.

B on ilmoittanut vaatimuksen kohteena olevat asiakirjalajit sekä sen ajanjakson, jolloin asiakirjat on laadittu. Välimiesoikeus katsoo, että vaatimus on siten riittävän tarkasti yksilöity.

A ei ole kiistänyt sitä, etteivätkö vaatimuksen kohteena olevat asiakirjat olisi sen hallussa.

Välimiesoikeus pitää ymmärrettävänä, että A suhtautuu esittämisvaatimukseen kielteisesti sille siitä aiheutuvan vaivannäön takia, semminkin kun B on jo voinut tutustua tiettyihin pyytämiinsä A:n asiakirjoihin. Esittämisvaatimuksesta A:lle aiheutuva ylimääräinen vaiva ei kuitenkaan ole sellainen syy, jonka perusteella B:n vaatimusta ei voitaisi hyväksyä, mikäli edellytykset asiakirjojen esittämiselle muutoin täyttyvät. Pyydettyjen asiakirjojen luonne huomioon ottaen niiden esittäminen ei ole myöskään A:lle kohtuuttoman hankalaa.

B:n vaatimus on esitetty jo vireille tulleen välimiesmenettelyn yhteydessä, vaatimus koskee riittävällä tavalla yksilöityjä asiakirjoja ja B on edellä selostetusti nimennyt todistusteeman, jonka toteennäyttämiseksi asiakirjoja halutaan esitettäväksi. Kyse ei siten ole Suomen oikeudelle vieraasta discovery -tyyppisestä asiakirjojen hankkimisesta.

Edellä selostetuista syistä johtuen välimiesoikeus harkitsee oikeaksi hyväksyä B:n asiakirjojen esittämistä koskevan vaatimuksen.

Päätöslauselma

Välimiesoikeus kehottaa A:ta esittämään B:lle seuraavat asiakirjat:

1) pöytäkirjat ajalla 1.1.-24.4.2014 pidetyistä A:n hallituksen kokouksista;

2) kutsut 20.8.2013-23.4.2014 pidettyihin A:n hallituksen kokouksiin; ja

3) otteen tai otteet A:n pankkitilin tiliotteesta ajalta 1.1.-31.3.2014 siltä osin kuin siitä ilmenee A:n tililtä C:lle tehtyjä maksuja.

Kohdassa 3 A voi peittää muut tilitapahtumat sekä alku- ja loppusaldot.

 

Reported by Mika Savola
Chair, FAI Board

Tallennettu kategorioihin FAI cases |