Sole Arbitrator’s decision on the interpretation of Article 33.3 FAI Rules

Article 33.3 FAI Rules contains an important provision designed to promote swift and cost-efficient resolution of a dispute submitted to FAI arbitration. It empowers the arbitral tribunal, after consulting with the parties, to set a so-called “cut-off date” prior to the commencement of an evidentiary hearing and to order that “after the cut-off date, the parties will not be allowed to present any new claims, arguments or documentary evidence on the merits of the dispute, or to invoke any new witnesses not previously nominated, unless the arbitral tribunal in exceptional circumstances decides otherwise”.

The main purpose of Article 33.3 is to prevent a party from producing at the hearing any “surprise evidence” that could prejudice the other party (or parties in multiparty cases) and derail the proceedings. The use of cut-off date is particularly useful in cases where the parties “repeatedly amend their claims or the grounds thereof, or continuously present new evidence, and thereby complicate the efficient conduct of the proceedings, add unnecessary costs and jeopardize the fulfillment of the procedural timetable” (see Article 3.7 of the FAI Arbitrator’s Guidelines). However, experience tells that FAI arbitrators often fix a cut-off date already in the first procedural timetable established in connection with the first preparatory conference held under Article 29 FAI Rules. Such practice is generally to be encouraged as it tends to promote expeditious and efficient handling of the case.

According to Article 33.3, the arbitral tribunal may permit the presentation of new claims, arguments and evidence even after the cut-off date “in exceptional circumstances”. No guidance is given as to what constitute such exceptional circumstances. Unless the parties have agreed otherwise, it falls upon the arbitral tribunal to determine, in its discretion and having regard to all the relevant circumstances, whether a party who seeks to present new claims, arguments or evidence after the cut-off date has a justifiable reason to do so. If the arbitral tribunal finds that there are no “exceptional circumstances” in the meaning of Article 33.3, the arbitral tribunal may dismiss any new claim, or exclude from the record any new argument or piece of evidence, submitted in violation of the tribunal’s order issued pursuant to Article 33.3.

Furthermore, the FAI Rules provide no guidance as to what constitutes a new “claim” or “argument” in the meaning of Article 33.3. Rather, the definition of these terms is left to be agreed by the parties, or to be determined by the arbitral tribunal, on a case-by-case basis. As a practical matter, different jurisdictions have different definitions of what may be considered a “claim” and what is merely an “argument” or a “basis” of a claim. Therefore, the specific meaning of these terms may differ in individual cases depending on the nationalities and legal backgrounds of the parties, counsel and arbitrators involved.

Anecdotal evidence suggests that, in purely domestic disputes, arbitral tribunals are sometimes inclined to seek guidance from the Finnish court practice concerning “cut-off dates” in civil case proceedings when construing the meaning of the terms “new claim” and “new argument” referred to in Article 33.3 FAI Rules. As a case in point, below is a brief description of a recent FAI arbitration where the sole arbitrator (a Finnish Supreme Court Justice appointed by the FAI Board) had to interpret Article 33.3 in the context of a dispute between two Finnish parties represented by Finnish counsel (the seat of arbitration was Helsinki, and Finnish substantive law applied).

The dispute concerned allegedly unlawful termination of a managing director agreement and related compensation claims by the former managing director A against his former employer, company B. One of the grounds for the termination invoked by B was that A had unjustifiably appropriated certain property that belonged to B.

At the preparatory conference, the sole arbitrator had fixed a cut-off date pursuant to Article 33.3. According to the sole arbitrator’s procedural decision (free translation from Finnish by the undersigned): “The parties agree, in the meaning of Article 33.3 FAI Rules, that the cut-off date – after which neither party is allowed to present any new claims, arguments or documentary evidence on the merits of the dispute, or to invoke any new witnesses not previously nominated – is 20 January 2016.”

Claimant A filed his post-hearing brief two weeks after the set cut-off date. In the post-hearing brief, A presented for the first time an allegation that B’s board members X and Y had previously informed him that B had no claims against A on the basis of his allegedly unjustifiable appropriation of B’s property, and that considering X’s and Y’s position as board members of B, the latter was bound by X’s and Y’s expressions and had therefore forfeited the right to terminate A’s managing director agreement on this ground. In addition, A filed a trade register extract of company B as a new piece of evidence in support of its allegation.

B raised a procedural objection, arguing that A’s conduct was in contravention of the cut-off date fixed by the sole arbitrator at the outset of the arbitration proceedings. B therefore requested that the sole arbitrator dismiss A’s new allegation without examining its merits, and struck the trade register extract from the record without giving any evidentiary weight to it, when deciding the merits of the dispute. A, in turn, disagreed with B’s objection.

The sole arbitrator decided the issue in conjunction with the final award. He found that A had the right to present the allegation in question because – in the circumstances of the case at hand – it could not be regarded as “a new argument” in the meaning of Article 33.3 FAI Rules. On the other hand, the sole arbitrator decided to dismiss the trade register extract as it was a new piece of evidence and A had not given any valid excuse why it had failed to submit it before the cut-off date. The fact that the information contained in the trade register extract was, as such, in the public domain did not affect the sole arbitrator’s decision-making.

Below is an anonymized excerpt from the final award containing the sole arbitrator’s procedural decision (in Finnish):

Käsittelyratkaisu

Prekluusioväite

Kantaja A on loppulausunnossaan 5.2.2016 vedonnut seuraavaan seikkaan. A:n esimiesten X:n ja Y:n yhtäpitävä ilmoitus siitä, että [anastettujen laitteiden] osalta vastaajayhtiö B:llä ei ole vaatimuksia kunhan laitteet palautetaan, on merkinnyt sitä, että B on yhtiöoikeudellisesti sitovasti luopunut käyttämästä purkamisoikeuttaan. X on tuolloin syyskuussa 2012 ollut B:n hallituksen puheenjohtaja ja Y hallituksen jäsen, joilla kahdestaan on ollut oikeus edustaa yhtiötä. Tämän lisäksi A on oheistanut loppulausuntoonsa B:n kaupparekisteriotteen.

Vastaaja B on katsonut, että väitteessä – X ja Y ovat olleet hallituksen jäseniä ja heidän yhtäpitävät ilmoituksensa ovat muodostuneet yhtiöoikeudellisesti sitoviksi – on kysymys sellaisesta väitteestä, joka on prekludoitunut välimiesoikeuden järjestäytymisistunnossa 5.10.2015 antaman prekluusiomääräyksen nojalla.

Lisäksi kaupparekisteriote on uusi todiste, joka on prekludoitunut.

Prekluusiomääräys

Välimiesoikeuden järjestäytymisistunnossa 5.10.2015 on annettu seuraava prekluusiomääräys (järjestäytymisistunnon pöytäkirja 3 §): Osapuolet sopivat välimiesmenettelysääntöjen 33.3 §:ssä määrätyssä tarkoituksessa, että määräpäivä, jonka jälkeen asianosaiset eivät saa esittää pääasiaan liittyviä uusia vaatimuksia, väitteitä ja kirjallisia todisteita taikka nimetä uusia todistajia, on 20.1.2016.”

Onko kysymys uudesta väitteestä?

Välimiesmenettelysäännöissä ei ole määritelty, mitä uudella väitteellä tarkoitetaan. Välimiesoikeus katsoo, että sääntöjen 33.3 §:ssä väitteellä tarkoitetaan vetoamista sellaiseen seikkaan, joka yleisten siviiliprosessioikeudellisten sääntöjen mukaan voi olla prekluusion kohteena. Kyse on siis vetoamisesta oikeustosiseikan asemassa olevaan seikkaan.

Prosessioikeudessa oikeustosiseikalla tarkoitetaan sellaista konkreettista seikkaa, jolla on välitön merkitys oikeusseuraamuksen syntymisen kannalta. Oikeustosiseikkoja eivät ole todistustosiseikat eli aputosiseikat, jotka ovat seikkoja, joista voidaan päätellä oikeustosiseikan olemassaolo tai ei-olemassaolo. Todistustosiseikan tuomioistuin on oikeutettu ottamaan huomioon ilman asianosaisen nimenomaista vetoamista kunhan se ilmenee oikeudenkäyntiaineistosta. Oikeustosiseikkaan vetoamisena ei pidetä myöskään vetoamista oikeudellisiin perusteisiin. Tuomioistuimen on tunnettava ja otettava huomioon laki ja oikeudelliset perusteet, vaikka asianosaiset eivät niihin olisi nimenomaan vedonneet.

Välimiesoikeus toteaa A:n pyrkivän väitteellään siihen, että X:n ja Y:n ilmoituksien johdosta B:n katsotaan hyväksyneen vaatimuksitta A:n menettelyn ja siten B on menettänyt oikeutensa [laitteiden] haltuunottoon perustuvaan purkamisperusteeseen.

Välimiesoikeus toteaa, että A:n väitteellään tavoittelema oikeusseuraamus on purkamisoikeuden menettäminen. Sen edellytyksenä on, että B on hyväksynyt A:n menettelyn. Näin ollen X:n ja Y:n toimintaan perustuva hyväksyminen on oikeustosiseikan asemassa oikeusseuraamuksen nähden. Tällaiseen hyväksymiseen A on vedonnut jo 4.12.2015 välimiehelle saapuneessa lausumassaan (s. 5) seuraavasti: Kantaja soitti X:lle ja… tämän esimiehelle Y:lle… Kantaja palautti laitteet välittömästi ja soitti Y:lle ja ilmoitti palautuksesta, mihin Y totesi, että asia kunnossa ja että B:llä tai sen omistajalla C:llä ei ole asiassa vaatimuksia. Tapahtunut on siis B:n ja sen omistajan C:nkin taholta selvitetty ja hyväksytty.”

X:n ja Y:n toimintaan perustuvasta hyväksymisestä on siten tehty väite, eli hyväksymiseen on vedottu, ennen määräpäivää 20.1.2016. Näin ollen väite ei ole prekludoitunut.

Lisäksi välimiesoikeus toteaa, että X:n ja Y:n ilmaisut ja suhtautuminen sekä heidän asemansa hallituksen jäseninä ovat puolestaan todistustosiseikkoja – hallituksen jäsenyys myös osin oikeudellista argumentaatiota – joista voidaan päätellä, onko oikeudellisesti merkityksellinen hyväksyminen käsillä. Samassa asemassa kuin hallituksen jäsenyys on myös X:n ja Y:n esimiesasema. Näillä perusteilla väite eli vetoaminen hallituksen jäsenyyteen ei ole sellainen seikka, joka voisi tässä asetelmassa olla prekluusion kohteena, joten se ei ole prekludoitunut.

Uusi todiste

A:n loppulausuntoon 5.2.2016 liitetty kaupparekisteriote on esitetty uutena todisteena. Kun todiste on esitetty vasta prekluusiopäivän 20.1.2016 jälkeen, se on prekludoitunut eikä sitä hyväksytä todisteeksi. Se, että siitä ilmenevät tiedot ovat julkisia ei vaikuta asiaan. – Toisaalta välimiesoikeus toteaa, että X:n ja Y:n asema B:n hallituksen jäseninä tuli ilmi X:n todistajankuulustelussa.

Reported by Mika Savola
Chair, FAI Board

Tallennettu kategorioihin FAI cases |